General terms & conditions
ENG – General terms and conditions of payment 2025 (Update 31 December 2024)
Voor Nederlands (zie hieronder)
By accepting an order or an order for services, you also accept the general terms of payment below.
1. An assignment can be agreed upon verbally but is always confirmed via e-mail or contract. The assignment cannot be canceled without a valid reason, unless after prior written agreement within 8 calendar days before the start assignment’s start date. For cancellations after 8 calendar days and without a valid reason, a cancellation fee in the amount of 30% will be charged on the canceled order. If the assignment is canceled, the client should do his best to propose another assignment to replace it. The freelancer blocks his schedule to carry out the agreed assignment and thus cannot accept other assignments. Therefore, it is expedient to deal with this properly so that the freelancer has a chance to seek and accept any other assignment. 2. Assignments are delivered within the agreed stated deadline. At no time can the freelancer’s time be seized beyond the times to the extent of the assignment under contract. The freelancer has complete freedom to work for different clients without being accountable to any client. The freelancer demonstrates professionalism within his profession and does not engage in conflicts of interest. The freelancer remains independent at all times given his/her self-employed status. 3. The client must check the services provided immediately after delivery. Any comments must be reported by e-mail no later than 7 calendar days after delivery. Failure to respond is considered equivalent to acceptance. The freelancer’s liability is limited to the invoice value of the services delivered. (For media – In the event of adjustment and updating of previously accepted but unpublished works, a fee of €35 net per half-hour started without additional travel will be charged). The travel cost for Belgium is always determined according to the legally determined kilometer allowance (€0,4312/km). It is the latest new official rates that always apply. 4. Unless otherwise agreed in writing, the invoice is payable within 15 calendar days from the day following the day of receipt of the invoice or fee note. (For media – This applies whether or not the work is published (in full)). 5. In the event of non-payment, the outstanding amount will be increased, ipso jure and without any notice of default being required, by annual interest of 12% and a fixed compensation of 15%, with a minimum of €250. Each non-payment shall result in the claim-ability of the outstanding invoices and shall entitle the freelancer, after notice of default, either to suspend any future deliveries or to dissolve the agreement, without prejudice to the right to compensation. If the client fails to comply with his contractual obligations, the freelancer/journalist/editor is entitled, after notice of default, either to suspend his obligations or to dissolve the agreement without judicial intervention, if the notice of default is not acted upon, or not usefully acted upon, within eight working days, without prejudice to the right to damages. 6. Where, in the capacity of the assignment, the personal e-mail address is to be used to serve clients, its use is subject to GDPR legislation. All e-mail addresses used to serve the assignment for the client’s benefit are never kept longer than necessary for the assignment, nor are they ever added to a commercial mailing list or sold on to third parties. After 1 year or earlier, and no longer than the assignment deems necessary, all e-mail addresses are deleted. For e-mailing, the freelancer/journalist/editor uses Outlook or Google’s Gmail program where the e-mail addresses are temporarily stored. The Outlook and Google email programs a reliable platforms with their GDPR. The freelancer/journalist/editor is not liable for any damage that the Microsoft or Google platform may have caused or incurred to the client’s or third parties’ email addresses. 7. All agreements are governed by Belgian law.
Purchased products
You have the right to return a purchase within 14 days. However, the product must be returned in perfect condition. You will then get your money back within 14 days in the same way you bought it. It is appreciated to always include a reason so that improvements can be worked on. Thank you very much!
Worldwide delivery
All products can be delivered worldwide, taking into account the shipping costs of the respective country . For more information, you can contact us via the Sofia Writing contact page.
The updated terms and conditions are always publicly available on the website. Please consult them regularly.
As freelancers, we too work very hard. But if you steal our ideas, you also steal our bread and butter! Please maintain integrity! Copying, reproducing, or using content, images, or articles without permission is not allowed.
Back to Homepage
DUTCH (Nederlands) – Algemene voorwaarden – Sofia Writing (Bijgewerkt 31 december 2024)
Door een opdracht of een bestelling van diensten te accepteren, accepteert u ook de onderstaande algemene betalingsvoorwaarden.
1. Een opdracht kan mondeling worden overeengekomen, maar wordt altijd bevestigd via e-mail of contract. De opdracht kan niet worden geannuleerd zonder geldige reden, tenzij er vooraf schriftelijk is overeengekomen dat annulering mogelijk is binnen 8 kalenderdagen voor de startdatum van de opdracht. Voor annuleringen na 8 kalenderdagen zonder geldige reden wordt een annuleringsvergoeding van 30% van het geannuleerde orderbedrag in rekening gebracht. Indien de opdracht wordt geannuleerd, moet de klant zijn best doen om een vervangende opdracht voor te stellen. De freelancer blokkeert zijn agenda om de afgesproken opdracht uit te voeren en kan daarom geen andere opdrachten accepteren. 2. Opdrachten worden geleverd binnen de afgesproken termijn. De tijd van de freelancer kan nooit worden ingeperkt buiten de contractueel vastgestelde opdrachturen. De freelancer heeft volledige vrijheid om voor verschillende klanten te werken zonder verantwoording te verschuldigen aan welke klant dan ook. De freelancer handelt professioneel binnen zijn of haar beroep en vermijdt belangenconflicten. De freelancer blijft te allen tijde onafhankelijk gezien zijn/haar zelfstandige status. 3. De klant moet de geleverde diensten onmiddellijk controleren; opmerkingen moeten uiterlijk 7 kalenderdagen na levering per e-mail worden gemeld. Het uitblijven van een reactie wordt beschouwd als acceptatie van de diensten. De aansprakelijkheid van de freelancer is beperkt tot het factuurbedrag van de geleverde diensten. Voor media-opdrachten, in het geval van aanpassing en actualisering van eerder geaccepteerde maar nog niet gepubliceerde werken, wordt een vergoeding van €35 netto per begonnen halfuur gerekend, exclusief extra reiskosten. De reiskosten binnen België worden altijd berekend volgens de wettelijk vastgestelde kilometervergoeding, die vanaf 1 oktober 2025 €0,4312 per kilometer bedraagt, waarbij de nieuwste officiële tarieven altijd gelden. 4. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, is de factuur betaalbaar binnen 15 kalenderdagen vanaf de dag na ontvangst van de factuur of honorariumnota. Voor media-opdrachten geldt dit ongeacht of het werk volledig is gepubliceerd. 5. In geval van niet-betaling wordt het openstaande bedrag automatisch verhoogd, ipso jure en zonder ingebrekestelling, met een jaarlijkse rente van 12% en een vaste schadevergoeding van 15%, met een minimum van €250. Elke niet-betaling leidt tot opeisbaarheid van de openstaande facturen en geeft de freelancer het recht, na ingebrekestelling, om toekomstige leveringen op te schorten of de overeenkomst te ontbinden, onverminderd het recht op schadevergoeding. Indien de klant zijn contractuele verplichtingen niet nakomt, heeft de freelancer/journalist/redacteur het recht, na ingebrekestelling, om zijn verplichtingen op te schorten of de overeenkomst te ontbinden zonder gerechtelijke tussenkomst, indien de ingebrekestelling niet, of niet nuttig, binnen acht werkdagen wordt opgevolgd, onverminderd het recht op schadevergoeding. 6. Wanneer het persoonlijke e-mailadres wordt gebruikt in het kader van de opdracht om klanten te bedienen, is het gebruik ervan onderworpen aan de GDPR-wetgeving. Alle e-mailadressen die worden gebruikt voor de uitvoering van de opdracht ten behoeve van de klant worden nooit langer bewaard dan nodig is voor de opdracht en worden nooit toegevoegd aan commerciële mailinglijsten of doorverkocht aan derden. Na een jaar of eerder, en nooit langer dan nodig voor de uitvoering van de opdracht, worden alle e-mailadressen verwijderd. Voor het e-mailen gebruikt de freelancer/journalist/redacteur Outlook of Gmail, waar de e-mailadressen tijdelijk worden opgeslagen. Outlook en Gmail zijn betrouwbare platforms met hun eigen GDPR-bescherming. De freelancer/journalist/redacteur is niet aansprakelijk voor eventuele schade die deze platforms hebben veroorzaakt aan de e-mailadressen van de klant of derden. 7. Alle overeenkomsten vallen onder Belgisch recht.
Aangekochte producten
U heeft het recht een aankoop binnen 14 dagen te retourneren, mits het product in perfecte staat verkeert. U krijgt uw geld dan binnen 14 dagen terug via dezelfde betaalmethode als bij de oorspronkelijke aankoop. Het wordt op prijs gesteld altijd een reden voor de retour mee te sturen zodat verbeteringen kunnen worden doorgevoerd.
Wereldwijde levering
Alle producten kunnen wereldwijd geleverd worden, rekening houdend met de verzendkosten van het betreffende land. Voor meer informatie kunt u contact opnemen via de contactpagina van Sofia Writing.
De geüpdatete algemene voorwaarden zijn altijd openbaar beschikbaar op de website. Raadpleeg deze regelmatig.
Als freelancers werken we ook heel hard, maar als u onze ideeën steelt, steelt u ook ons brood. Houd integriteit! Het kopiëren, reproduceren of gebruiken van inhoud, afbeeldingen of artikelen zonder toestemming is niet toegestaan.
Terug naar Homepage